Online een Creatieve sessie doen- kan dat?

Hoe gaat het nu online?

Ik geloof niet dat het ooit nog wordt zoals het vroeger was.

Merk je ook de voordelen van online werken?

De productiviteit gaat omhoog, vergaderingen zijn effectiever, je bespaart enorm op je reistijd en je hebt op kantoor minder werkplekken nodig. Natuurlijk- af en toe wil je elkaar heel graag zien, en als je voor de klas staat wil je dat het liefst fysiek doen.

Maar online zal onderdeel uit blijven maken van onze samenleving en van jouw werk- en wachten tot het weer beter wordt- wie weet hoe lang dat nog duurt.

Uit een onderzoek wat ik deed in de afgelopen weken, bleek dat een van de grote struikelblokken van  managers en leidinggevenden is: hoe doe ik een creatieve sessie?

De gestructureerde meetings met een vaste actiepuntenlijst- die gaan heel goed. Maar hoe doe je nou een creatieve sessie? Een brainstorm, of een strategisch overleg?

Vandaag geef ik je 7 tips hoe je jouw creatieve meeting goed voorbereidt.

Goede voorbereiding is het halve werk

Ja, ik weet het. Dooddoener he? Maar dat is meestal het geval met waarheden als een koe.

1. Achterhaal de WWIFM van de deelnemers

Je werk wordt echt zoveel gemakkelijker als je weet waarom de deelnemers in de sessie zitten. Ieder heeft een ander belang (de “What’s In It For Me). Je achterhaalt dit op de volgende manieren:

• Allereerst is het een goede hersenkraker om zelf na te denken over wat je collega’s, klanten en andere deelnemers eruit willen halen. Maar uiteindelijk werk je liever met feiten dan met aannames, dus:
• Ga het gesprek met ze aan vooraf. Hoe belangrijker de creatieve sessie, hoe belangrijker dit onderdeel.
• Voor kortere, vaker terugkerende sessies kun je dit ook onderdeel maken in de online meeting zelf.

2. Zorg ervoor dat je alle tools die je wilt gebruiken, klaar hebt staan en dat iedereen erbij kan.

Er zijn geweldige tools beschikbaar.

• Padlet, voor brainstormen
• Mindmeister voor mindmaps
• Trello als scrum bord.

Vaak moet je een account aanmaken. Doe dat op voorhand, zodat je in je sessie meteen een link kan delen waar iedereen mee aan de slag kan. Moeten mensen een eigen account aanmaken om te kunnen werken, stuur dit dan mee in de voorbereiding. Wachten tot iedereen zijn account heeft aangemaakt, is heel vervelend voor het creatieve proces, wat staat of valt bij snelheid, en “aan” gaan.

4. Plan de brainstorm momenten en communiceer deze

Een goede brainstorm hoeft niet lang te zijn, maar afleiding is killing voor je proces. Omdat er momenteel nu eenmaal veel kinderen thuis zitten, moet je daar rekening mee houden. Wanneer je vooraf duidelijk communiceert wanneer de daadwerkelijke brainstorm begint, valt dat echt wel te plannen, zeker als je dit in bijvoorbeeld twee keer een half uur doet. Dan gaat de telefoon uit en de kinderen op de iPad- of iets anders wat ze voor een half uur rustig houdt.

5. Bereid de deelnemers voor

Je deelnemers weten nog niet dat wat jij gaat doen echt super leuk is, maar je kunt ze wel al nieuwsgierig maken.

Wij laten de deelnemers altijd vooraf al iets doen. Een hoofddeksel meenemen. Iets roods aantrekken. Of vier kleuren stiften en A4 papier klaarleggen. Daardoor worden ze nieuwsgierig, en krijgen ze er in ieder geval iets meer zin in.

Daarnaast: stuur ze de apps waarvoor ze moeten registreren of inloggen, en eventuele voorbereidende vragen kun je ook alvast naar ze sturen. En het klinkt kinderachtig, maar laat iedereen bevestigen dat ze hun account hebben aangemaakt.

Hoe beter de voorbereiding namelijk, hoe beter de meeting. In de IT noemen we dit: garbage in, garbage out. Als je er troep in stopt, komt er ook troep uit.

6. Ga op tijd naar bed

OK. Weer een dooddoener. Maar zorg ervoor dat je zelf scherp en fit bent, en dat je niet bent afgeleid. Jouw energie bepaalt de energie van de groep! En online is dat lastiger over te brengen dan live, dus er kan best nog een tandje bovenop. Ik vind zelf de PRIME oefening van Anthony Robbins heerlijk om te doen voor ik begin.